Cách sắp xếp tài liệu tại văn phòng khoa học dễ tìm kiếm

Dù có sở hữu tủ đựng hồ sơ hay không, cách sắp xếp tài liệu trong tủ vẫn là điểm mấu chốt để việc quản lý trở nên dễ dàng hơn hết. Do đó nếu bạn không nắm được các bước để phân loại tủ tài liệu dưới đây, rất có thể việc phân loại hồ sơ sẽ vô cùng rối rắm. Chính vì vậy, đừng bỏ qua những cách để phân loại, sắp xếp và quản lý tài liệu hiệu quả tại văn phòng cùng SENTO. 

Các bước cách sắp xếp tài liệu đơn giản

Với cách sắp xếp tài liệu sau đây, bạn sẽ không còn gặp khó khăn trong phân loại, quản lý và tìm kiếm hồ sơ tại văn phòng nữa. Cùng SENTO tìm hiểu chi tiết ngay bây giờ. 

Bước 1: Chọn tủ tài liệu, hồ sơ

Đầu tiên, để có thể bảo quản và phân loại tài liệu hiệu quả, bạn cần một chiếc tủ hồ sơ ngay tại văn phòng. Một chiếc tủ dù nhỏ, nhưng sẽ phát huy hiệu quả tối ưu, giúp bạn tiết kiệm được không gian làm việc. Không những vậy, hồ sơ được bảo vệ trong tủ sẽ tránh được côn trùng, mối mọt, ẩm mốc theo thời gian. 

Để chọn được tủ tài liệu phù hợp nhất với văn phòng của mình, bạn cần cân nhắc đến các yếu tố sau: 

Nhu cầu lưu trữ tài liệu nhiều hay ít để chọn kích cỡ tủ. Đồng thời bạn cần lưu ý đến khu vực bày trí tủ để chọn tủ có diện tích phù hợp. 

Chọn tủ có chia ngăn theo nhu cầu sử dụng thực tế. Bạn cũng có thể đặt hàng đơn vị sản xuất để được thiết kế tủ theo mong muốn của mình. 

Chọn chất liệu tủ bền bỉ theo thời gian và bảo vệ tốt tài liệu. Sắt, gỗ công nghiệp… là những chất liệu phổ biến làm tủ tài liệu cho văn phòng. 

Sau khi có tủ tài liệu tại văn phòng, bạn nên có phương án bố trí tài liệu cho từng hộc tủ, ngăn tủ cụ thể. Bạn có thể dán tên từng tài liệu ở từng ngăn tủ để việc phân loại và sắp xếp dễ dàng hơn. 

Bước 2: Phân loại tài liệu

Phân loại tài liệu là công việc tốn nhiều thời gian và công sức, nhưng khi đã quen thuộc bạn sẽ thấy nó vô cùng dễ dàng. Việc phân loại tài liệu giúp bạn tránh thất lạc, nhầm lẫn hay đánh mất các loại giấy tờ quan trọng. 

Một số nguyên tắc để phân loại tài liệu trong văn phòng bạn có thể áp dụng như: 

Phân loại theo từng phòng ban: phòng nhân sự, phòng tài chính kế toán…

Phân loại theo thời gian: từng quý, từng tháng, từng tuần…

Phân loại theo nội dung tài liệu: hợp đồng kinh doanh, hợp đồng lao động…

Bước 3: Sắp xếp thứ tự hợp lý

Một trong những cách sắp xếp tài liệu hợp lý chính là xếp hồ sơ theo trình tự nhất định.

Cách chia nhỏ hồ sơ thành từng nhóm để quản lý là việc mang lại hiệu quả cao, giúp bạn nếu phải tìm kiếm, trích lục lại không mất nhiều thời gian. 

Cách sắp xếp bạn có thể dễ dàng áp dụng tại văn phòng là: 

Sắp xếp tài liệu theo trình tự thời gian, từ cũ đến mới

Sắp xếp tài liệu theo bảng chữ cái ABC…

Sắp xếp tài liệu theo tính chất quan trọng: hồ sơ thường, hồ sơ mật, hồ sơ tối mật…

Sắp xếp tài liệu theo tình trạng: hồ sơ đã giải quyết, hồ sơ đang xử lý, hồ sơ chưa giải quyết… 

Bước 4: Lập danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ được xem như một bản thống kê toàn bộ hồ sơ, tài liệu trong công ty, đơn vị một cách tổng thể. Nhờ danh mục này, nhân sự chịu trách nhiệm khi cần trích lục sẽ thực hiện dễ dàng và nhanh chóng hơn. Điều này giúp ích rất lớn trong việc quản lý hồ sơ, đặc biệt là với những đơn vị lớn. 

Bước 5: Sắp xếp tài liệu trong máy tính

Sau khi lập danh mục tài liệu, bạn cần sắp xếp hồ sơ vào hệ thống máy tính để tối ưu việc quản lý của mình. 

Tạo danh mục hồ sơ càng chi tiết càng tốt. Việc này tương tự như bạn tạo các cây thư

mục trên máy tính, phân cấp hồ sơ theo từng tiêu chí cụ thể. 

Cập nhật hồ sơ vào từng danh mục phù hợp trên hệ thống.

Cập nhật hồ sơ thường xuyên vào danh mục để bổ sung kịp thời các hồ sơ mới. 

Bước 6: Theo dõi và cập nhập tài liệu

Cuối cùng, bạn cần theo dõi và cập nhật tài liệu, hồ sơ mới vào tủ kệ, hệ thống máy tính để tiếp tục quản lý. Công việc này sẽ không khó khăn và mất thời gian như nhiều người vẫn nghĩ nếu được thực hiện thường xuyên. Do đó tại mỗi văn phòng làm việc nên có lịch theo dõi và cập nhật hồ sơ định kỳ. 

Xem thêm :Tủ đựng tài liệu nhiều ngăn tại Sento

Tầm quan trọng của việc sắp xếp tài liệu khoa học trong văn phòng

Hẳn là nhiều người vẫn nghĩ các cách sắp xếp tài liệu trong văn phòng sẽ chỉ là công việc phát sinh cho người phụ trách quản lý. Tuy nhiên nếu bạn hiểu được tầm quan trọng của việc sắp xếp tài liệu khoa học, chắc chắn bạn sẽ thấy đây là công việc vô cùng hữu ích và thiết thực. Sau đây là một số lý do bạn cần phải bắt tay vào làm ngay việc phân loại, quản lý hồ sơ, giấy tờ tại văn phòng của mình. 

Hồ sơ, tài liệu được quản lý một cách khoa học sẽ giúp hiệu quả công việc được đảm bảo. Cụ thể như khi cần trích lục một hồ sơ quan trọng, thời gian tìm kiếm sẽ được rút ngắn tối đa khi bạn đã sắp xếp một cách hợp lý và quản lý tối ưu bằng hệ thống. 

Cách sắp xếp tài liệu khoa học giúp cho nhân sự chịu trách nhiệm không còn thấy áp lực trong công việc. Bởi công việc cập nhật tài liệu mới, kiểm tra tài liệu cũ sẽ được thực hiện dễ dàng. 

Sau khi việc phân loại, sắp xếp không còn trở thành một áp lực, nhân sự có thể kiêm nhiệm các công việc khác để tăng năng suất làm việc. Từ đó góp phần vào thành quả chung cho quá trình phát triển của công ty. 

Cuối cùng, việc sắp xếp sẽ giúp bảo đảm hồ sơ không bị thất lạc. Đặc biệt là bảo vệ tốt độ bảo mật cho những hồ sơ quan trọng của doanh nghiệp. 

Xem thêm : Tủ sắt 2 cánh chất lượng cao cấp

Bạn vừa cùng SENTO tham khảo cách sắp xếp tài liệu tại văn phòng khoa học, giúp việc quản lý hiệu quả hơn. Hy vọng qua những cách này, bạn sẽ có thêm kinh nghiệm để quản lý hồ sơ, sổ sách tại văn phòng của mình một cách dễ dàng. Nếu cần tư vấn thêm, bạn có thể liên hệ trực tiếp với SENTO để được hỗ trợ nhanh chóng. 

LIÊN HỆ VỚI SENTO
Địa chỉ: Kim Chung - Hoài Đức
Số điện thoại: 0963559655 - 0964439388
Facebook: facebook.com/tusatchinhhang
Website: noithatsento.com

Xem thêm :

Tủ Sắt Đựng Quần Áo 3 Cánh kích thước 1m3 x 1m8

Tủ locker 18 ngăn chất lượng 

Tủ locker 12 ngăn chất lượng cao cấp