Tài liệu là gì? Vai trò ý nghĩa và trách nhiệm lưu trữ tài liệu

Tài liệu là gì? Tài liệu quý hiếm là tài liệu như thế nào? Ai có quyền lưu trữ tài liệu và phải lưu trữ thế nào để bảo quản tốt nhất? Tất tần tật những thắc mắc này về tài liệu sẽ được giải đáp sau đây. Cùng Nội thất Sento theo dõi ngay bài viết để tìm ra câu trả lời chính xác nhất. 

Tài liệu quý hiếm là gì?

Nếu bạn đang thắc mắc tài liệu là gì mà được xem là quý hiếm, thì những thông tin sau sẽ giúp bạn phần nào giải đáp được câu hỏi của mình: 

Tài liệu quý được xem là những tài liệu có chứa thông tin có giá trị cao. Tài liệu hiếm là những tài liệu xuất bản số lượng ít hoặc còn được lưu trữ không nhiều. Do đó một tài liệu được xem là quý hiếm khi đảm bảo được cả 2 yếu tố trên. Thông tin trong tài liệu là giá trị đối với lĩnh vực chuyên ngành của mình, đồng thời phiên bản có giới hạn về số lượng hoặc hình thức thể hiện đặc biệt. 

Cụ thể như một tài liệu có giá trị quý giá về nghiên cứu y khoa được xuất bản rộng rãi thì đạt tiêu chí “quý”, nhưng không gọi là “hiếm”. Đồng thời, nếu như tài liệu được chủ đích in ấn xuất bản số lượng ít để tạo tính “hiếm có” nhưng thông tin phổ thông thì không gọi là quý. 

Tài liệu gồm những gì?

Tài liệu được xem là vật mang thông tin được cá nhân, tổ chức tạo nên để lưu trữ lại quá trình hình thành của đơn vị hoặc các hoạt động diễn ra. Như vậy tài liệu sẽ bao gồm những thành phần sau: 

• Văn bản
• Dự án
• Bản vẽ thiết kế, bản đồ
• Công trình nghiên cứu
• Sổ sách
• Phim ảnh, băng đĩa ghi âm, ghi hình
• Tài liệu điện tử
• Tác phẩm văn học bản thảo, hồi ký, bút tích, sổ công tác…
• Tranh vẽ, tranh in…
• Ấn phẩm in ấn khác hoặc các vật mang tin dưới các hình thức

Ai có quyền lưu trữ tài liệu?

Một số đơn vị, tổ chức và cá nhân có quyền lưu trữ tài liệu hợp pháp theo quy định như sau: 

• Cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức chính trị xã hội nghề nghiệp
• Tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp
• Tổ chức kinh tế
• Đơn vị sự nghiệp
• Đơn vị vũ trang nhân dân
• Cá nhân

Lưu trữ tài liệu ở đâu?

Đối với đa số các loại tài liệu được lưu trữ tại các đơn vị, doanh nghiệp hay thuộc quyền sở hữu cá nhân đều sẽ được cất giữ, bảo quản ở tủ tài liệu chuyên dụng. Đặc biệt đối với những đơn vị chuyên trách thực hiện nhiệm vụ lưu trữ, bảo quản tài liệu sẽ có những quy định riêng.

Cụ thể đối với tài liệu quý hiếm, tài liệu có độ bảo mật cao phải lưu trữ trong kho được xây dựng theo tiêu chuẩn. Trong kho phải đảm bảo bố trí các loại kệ, tủ tài liệu chuyên dụng. Cách bố trí cửa, kệ, tủ, lối đi, hệ thống hút ẩm, thông gió… đều phải tuân thủ quy định nghiêm ngặt.

Vai trò ý nghĩa tài liệu trong công việc cuộc sống hiện nay

Với những vai trò dưới đây, bạn sẽ hiểu được tầm quan trọng của tài liệu là gì trong công việc và cuộc sống hiện nay: 

Đối với chính trị

Tài liệu được sử dụng để lưu trữ và bảo vệ những thông tin quan trọng của giai cấp tạo ra nó.

Tài liệu được sử dụng phục vụ cho mục đích chính trị để bảo vệ quyền lợi, độc lập của mỗi quốc gia, dân tộc.

Tài liệu trở thành phương tiện để lưu trữ những nghiên cứu mang tầm đường lối, chính sách, chiến lược cho kế hoạch đổi mới, phát triển đất nước. Từ đó tài liệu được tuyên truyền và giáo dục đến nhân dân để nâng cao nhận thức, lòng yêu nước.

Đối với kinh tế

Trong lĩnh vực kinh tế, tài liệu được sử dụng để lưu trữ thông tin, các nghiên cứu, kế hoạch phát triển và kinh nghiệm quản lý kinh tế thị trường.

Tài liệu còn được sử dụng để triển khai, thúc đẩy tiến độ thiết kế, thi công các công trình trong xã hội. Các công trình đó mang ý nghĩa chiến lược đối với sự phát triển kinh tế như nhà ga, đường cao tốc, thủy lợi…

Đối với khoa học, nghiên cứu

Đối với khoa học, tài liệu là kho tàng quý báu lưu trữ lại thông tin chính xác về những nghiên cứu đã được thực hiện trước đó. Nhờ đó các nhà khoa học, nhà nghiên cứu có những cải tiến, đổi mới hiệu quả. 

Tài liệu còn được sử dụng để tài cơ sở tổng kết những quy luật tự nhiên, quy luật vận động, tiến hóa của xã hội và môi trường tự nhiên. Nhờ vậy con người có thêm nhiều sáng kiến mang tính đột phá.

Đối với xã hội, văn hóa

Đối với lịch sử của mỗi quốc gia, dân tộc, tài liệu là nơi lưu trữ lại quá trình tiến bộ, phát triển. Đồng thời, tài liệu giúp lưu lại những di chỉ khảo cổ, công trình điêu khắc hội họa, hiện vật bảo tàng… 

Thông qua tài liệu, văn hóa lịch sử được phản ánh chân thật, khách quan và đầy đủ mọi khía cạnh trong tiến trình hình thành củ nó. Từ đó khắc họa được nét đặc sắc của mỗi dân tộc, mỗi quốc gia. 

Từ tài liệu lưu trữ các thế hệ tiếp theo sẽ đánh giá được tiến trình văn minh, tiến bộ của nền văn hóa mỗi nước. 

Dựa trên tài liệu, thế hệ nối tiếp sẽ tiếp thu và kế thừa những giá trị quý báu của thế hệ trước. Từ đó chọn lọc, cải cách để truyền thừa, giáo dục lại thế hệ trẻ. Đây cũng là cách để nền văn hóa mang đậm bản sắc dân tộc được tiếp nối, không phai lợt hay bị đánh mất. 

Ngoài những vai trò trên, tài liệu còn được lưu trữ với mục đích cá nhân của người dân. Tùy đặc điểm tài liệu mà những giấy tờ này trở nên vô cùng quan trọng đối với đời sống tinh thần và có thể xem như những tài sản quý giá. 

Xem thêm: Tủ locker chất lượng 2022

Trách nghiệm của các tổ chức trong việc lưu trữ tài liệu 

Trách nhiệm của đơn vị, tổ chức trong lưu trữ tài liệu là gì? Có những quy định bắt buộc nào hay không? Hiện nay đối với những công việc thực hiện nhiệm vụ lưu trữ, bảo quản tài liệu đã có những hướng dẫn bài bản, chuyên nghiệp về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu. Tuy nhiên đối với từng lĩnh vực hoạt động mà trách nhiệm có yêu cầu hay quy định riêng. 

Theo quy định pháp luật, các tổ chức, đơn vị lưu trữ tài liệu phải có trách nhiệm:

Chủ động giới thiệu tài liệu đang lưu trữ cho đơn vị trực tiếp quản lý và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu. 

Rà soát và thông báo tài liệu thuộc danh mục có đánh dấu mức độ bảo mật theo thời gian quy định. 

Nhìn chung đối với hầu hết mọi đơn vị, trách nhiệm cao nhất vẫn là bảo quản, gìn giữ tài liệu nguyên vẹn, đầy đủ so với tình trạng ban đầu. Tránh để hư hỏng, thất thoát hay các sự cố không đáng có ảnh hưởng đến giá trị và thông tin mà tài liệu cất giữ. 

Để làm được điều này, dù đơn vị thực hiện việc lưu trữ tài liệu nào cũng cần phải nghiên cứu và có phương án ngay từ bước ban đầu. Như tìm ra giải pháp để tài liệu không bị hư hỏng theo thời gian, có kế hoạch cải tạo, xây dựng hay bố trí khu vực lưu trữ tài liệu chuyên nghiệp… 

Như vậy với những thông tin trên, chắc hẳn bạn đọc đã hiểu được tài liệu là gì, tài liệu quý hiếm là như thế nào. Hy vọng bài viết đã mang đến những thông tin hữu ích mà bạn đang tìm kiếm. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi nếu cần hỗ trợ thêm những điều bạn đang thắc mắc. 

LIÊN HỆ VỚI SENTO
Địa chỉ: Kim Chung - Hoài Đức
Số điện thoại: 0963559655 - 0964439388
Facebook: facebook.com/tusatchinhhang
Website: noithatsento.com 

Tủ locker 6 ngăn tốt nhất 2022 tại Nội thất Sento