Văn phòng hiện đại là gì? Công dụng, ưu điểm và cách bố trí

Mô hình văn phòng hiện đại đang trở thành xu hướng được nhiều đơn vị lựa chọn. Đây là phong cách bố trí giúp không gian làm việc không còn đơn điệu, nhàm chán như kiểu truyền thống. Thay vào đó văn phòng hiện đại sẽ mang đến nhân viên cảm giác thoải mái, tự do, tăng khả năng sáng tạo và nâng cao hiệu suất công việc. Để hiểu rõ hơn về mô hình văn phòng này, hãy cùng Sento tìm hiểu những thông tin sau đây. 

Văn phòng hiện đại là gì?

Sau thời gian đại dịch Covid - 19, văn phòng làm việc hiện đại được xem là kiểu văn phòng kỹ thuật số. Ở đó, nhân viên không chịu nhiều ràng buộc vị trí làm việc. Thay vào đó mọi nhân viên đều có thể làm việc ở bất cứ đâu, miễn sao đảm bảo được hiệu quả công việc như yêu cầu. 

Song đây chỉ là 1 góc nhìn về mô hình văn phòng hiện đại. Trên thực tế, trước khi xảy ra đại dịch, văn phòng làm việc hiện đại đã được nhiều người biết đến và yêu thích. 

Văn phòng làm việc phong cách hiện đại là sự kết hợp hài hòa giữa nội thất, thiết bị công nghệ, tiện ích thông minh, màu sắc, ánh sáng… Tất cả tạo nên một không gian đa chức năng, phục vụ tối đa cho công việc, giúp hiệu suất được nâng cao. Không chỉ có vậy, người làm việc cũng cảm thấy thoải mái, tự tin và thỏa sức sáng tạo, thể hiện hết năng lực của mình. 

Nguồn gốc của văn phòng theo phong cách hiện đại

Văn phòng làm việc kiểu truyền thống được ra đời với mục đích phục vụ cho các công việc về giấy tờ là chủ yếu. Ở đó mỗi nhân viên thực hiện công việc trên file cứng, trên giấy, sau đó tiến hành theo các quy trình đã được quy định sẵn. 

Tuy nhiên, đến những năm đầu thập niên 80, kiểu văn phòng truyền thống không còn là nơi làm việc lý tưởng nữa. Bởi đây là thời điểm bùng nổ của cuộc Cách mạng khoa học công nghệ trên toàn thế giới. Hầu hết mọi đơn vị từ chính phủ đến các doanh nghiệp, tổ chức phi chính phủ đều không ngừng đổi mới để bắt kịp sự phát triển của công nghệ thông tin. Do đó văn phòng làm việc hiện đại cũng bắt đầu ra đời. 

Đặc điểm ưu điểm văn phòng hiện đại

Đặc điểm của văn phòng hiện đại là gì? Làm sao nhận diện được một văn phòng làm việc có theo mô hình hiện đại hay không? Nếu đây là vấn đề bạn đang gặp phải, hãy cùng Sento nhận diện một vài đặc điểm của một văn phòng đẹp hiện đại ngay sau đây: 

- Trong văn phòng kiểu hiện đại, nội thất như bàn ghế, tủ tài liệu… được thiết kế đa năng, tính ứng dụng linh hoạt. 

- Không gian của văn phòng mô hình hiện đại thường được bố trí với nhiều chức năng. Trong đó ngoài khu vực bàn làm việc của từng bộ phận, còn có phòng tiếp khách, phòng họp, phòng học để đào tạo kỹ năng - chuyên môn cho nhân viên, khu vực lễ tân… 

- Một điều không thể thiếu để nhận diện đặc điểm của văn phòng làm việc hiện đại là công nghệ. Các ứng dụng công nghệ, kỹ thuật hiện đại hỗ trợ đắc lực cho công việc và thẩm mỹ của văn phòng. 

- Môi trường làm việc tại văn phòng sẽ được mở rộng. Mọi người có nhiều cơ hội và không gian để giao lưu, trao đổi công việc hoặc hội họp tập thể. Và tất nhiên không thể thiếu những khu vực làm việc độc lập, có sự yên tĩnh để tập trung cao độ. 

- Tuy yếu tố phong thủy không được chú trọng quá nhiều trong mô hình văn phòng đẹp hiện đại, nhưng không gian vẫn đảm bảo sự hài hòa giữa ánh sáng, cây xanh, vị trí đặt vật dụng sao cho thuận tiện nhất.

- Màu sắc các mẫu văn phòng hiện đại đều không bị giới hạn trong các gam màu quen thuộc như trắng, kem, xám… Thay vào đó bạn sẽ thấy không có sự giới hạn nào khi phối trí màu sắc cho văn phòng. Các tone màu nóng, ấm với cách kết hợp độc đáo được ưa chuộng. Nhờ vậy không gian thêm phần sinh động, ấn tượng, tạo nên phong cách riêng của doanh nghiệp. 

Ưu và nhược điểm mô hình văn phòng hiện đại

Mô hình văn phòng hiện đại sẽ có những ưu điểm khác nhau. Sento sẽ giúp bạn liệt kê một số ưu điểm sau đây: 

Ưu điểm

- Văn phòng kiểu hiện đại tận dụng được tối đa không gian sử dụng. Doanh nghiệp sẽ bố trí được các vị trí tưởng chừng khó nhằn thành các khu vực mang đến hiệu quả cao.

- Nhân viên khi đi làm trong văn phòng luôn cảm thấy thoải mái, tinh thần tốt nhất để sẵn sàng cống hiến cho công việc. Các khu vực sinh hoạt, giải trí cũng giúp nhân viên gắn bó, đoàn kết với nhau hơn. 

- Hiệu quả làm việc của nhân viên tại các doanh nghiệp thiết kế theo phong cách hiện đại được đánh giá tốt hơn. Những vấn đề sức khỏe như đau đầu, mệt mỏi đều giảm đáng kể. Khả năng sáng tạo được nâng cao và mang đến nhiều giải pháp, ý tưởng mới cho công việc.

- Đối với doanh nghiệp, một văn phòng làm việc hiện đại giúp thu hút được nhiều nhân viên hơn. Không chỉ có vậy, thời gian gắn bó của nhân viên cũng lâu dài hơn so với những văn phòng truyền thống nhiều áp lực, ngột ngạt. 

- Văn phòng đẹp hiện đại còn giúp doanh nghiệp tạo dựng được hình ảnh tốt trong mắt khách hàng, đối tác. Từ đó góp phần vào sự phát triển, lớn mạnh của công ty. 

Nhược điểm

Bạn cũng không nên bỏ qua những điểm hạn chế này để biết cách khắc phục khi áp dụng tại doanh nghiệp mình: 

- Tiếng ồn tại không gian mở ở văn phòng kiểu hiện đại sẽ khiến nhân viên khó tập trung. 

- Yếu tố bảo mật ở không gian mở cũng hạn chế hơn kiểu văn phòng truyền thống. 

- Trong trường hợp có mầm bệnh có khả năng lây lan nhanh hơn. 

Chức năng văn phòng hiện đại

Những thông tin sau sẽ giải đáp giúp bạn chức năng của văn phòng hiện đại: 

- Đảm bảo công việc, thủ tục hành chính như kiểu văn phòng truyền thống. Nhưng văn phòng kiểu hiện đại giúp rút ngắn thời gian giữa các bước, tránh lãng phí công sức, chi phí vận hành. Việc điều hành văn phòng cũng trở nên dễ dàng hơn. 

- Chuyển đổi quy trình làm việc từ cách truyền thống để đổi mới, ứng dụng nhiều tiện ích, công nghệ thông minh. 

- Số hóa thủ tục, giấy tờ hành chính giúp bắt kịp xu hướng phát triển của xã hội. 

- Hạn chế những sai sót trong giấy tờ chép tay, thay vào đó các tài liệu, file mềm có tính chính xác cao, nhanh chóng và tránh tình trạng mất cắp hay thất lạc. 

So sánh văn phòng hiện đại và văn phòng truyền thống

Nếu phải so sánh giữa các mẫu văn phòng hiện đại và văn phòng truyền thống, bạn vẫn sẽ tìm ra những điểm tương đồng. Trong đó yếu tố cơ bản để tạo nên một văn phòng phải đảm bảo có đủ: trang thiết bị, không gian, con người. 

Tuy nhiên, giữa văn phòng làm việc hiện đại cũng có nhiều điểm khác biệt so với văn phòng truyền thống. 

Các mẫu văn phòng hiện đại:

- Tập trung vào nhân sự, văn hóa doanh nghiệp và giá trị thẩm mỹ của thiết kế. 

- Văn phòng đẹp hiện đại đều được nghiên cứu, thiết kế ngay từ trước khi thực hiện. Do đó mọi chi tiết, cách bố trí đều có sẵn bản vẽ, bắt kịp xu hướng nội thất hiện đại, khoa học và bắt mắt. 

- Không gian làm việc của văn phòng kiểu hiện đại được bố trí đa dạng, nhiều khu vực chuyên biệt cho khu làm việc riêng, khu làm việc tập thể. 

- Trong các mẫu văn phòng vách ngăn, tường ngăn được tối giản nhất có thể. Với mục đích tăng không gian trao đổi, giao lưu giữa nhân viên khi làm việc. 

- Màu sắc được sử dụng trong văn phòng ưu tiên các gam màu thể hiện được hình ảnh của thương hiệu. 

- Nội thất văn phòng, tủ hồ sơ ưu tiên chọn dùng các loại thiết kế đa năng, hiện đại. 

- Các yếu tố thiên nhiên được tận dụng để biến khu vực làm việc trở thành không gian xanh mát, thân thiện môi trường và mang đến nhiều cảm hứng làm việc. 

Các mẫu văn phòng truyền thống: 

- Văn phòng tập trung vào các tác vụ công việc về giấy tờ, hành chính… 

- Thiết kế văn phòng truyền thống thường dựa trên kinh nghiệm. Do vậy chúng ta dễ dàng bắt gặp cách bố trí bàn ghế quen thuộc như những phòng học ở nhiều nơi. 

- Không gian làm việc của văn phòng truyền thống được chia thành nhiều khu vực. Thậm chí cả những không gian vô cùng nhỏ chỉ vừa 2 3 người. Với mục đích đảm bảo sự riêng tư cho công việc cá nhân. 

- Màu sắc trong văn phòng kiểu truyền thống thường có các gam màu cơ bản như trắng, xám… thiếu sự phá cách, gây nhàm chán. 

- Đèn điện là lựa chọn duy nhất để chiếu sáng cho văn phòng, Do đó không gian làm việc cảm thấy bức bách, thiếu yếu tố tự nhiên. 

Các bố trí văn phòng hiện đại

Các bố trí văn phòng làm việc hiện đại không quá phức tạp như nhiều người vẫn nghĩ. Bạn có thể tuân thủ theo một số nguyên tắc cơ bản trong thiết kế và xây dựng. Như vậy việc bố trí văn phòng đẹp mang xu hướng hiện đại sẽ không còn khó khăn. 

- Đối với những văn phòng có diện tích nhỏ, nội thất nên chọn loại thiết kế đơn giản, ít chi tiết nhưng có tính ứng dụng cao. Bạn có thể sắp các dãy bàn dài để tập thể cùng làm việc. Sử dụng tủ hồ sơ văn phòng tạo vách ngăn giữa các phòng ban. 

- Sử dụng cây xanh hợp lý, tránh việc bày trí quá nhiều cây ở khắp mọi nơi cũng khiến không gian rườm rà, rối mắt. Bạn có thể nhờ các chuyên gia tư vấn vị trí bố trí cây xanh, thác nước hay sân vườn để văn phòng có nhiều yếu tố thiên nhiên hợp lý. 

- Vị trí đặt các thiết bị công nghệ, máy móc văn phòng như: máy in, máy photo, máy chấm công… thuận tiện với hầu hết mọi nhân viên. Điều này giúp quy trình làm việc của mỗi cá nhân được tối ưu, rút ngắn thời gian, tăng năng suất. 

Xem thêm : Tủ locker chất lượng tốt nhất 2023

Hy vọng với những chia sẻ trên, bạn đọc sẽ hiểu được văn phòng hiện đại là gì?, mô hình văn phòng này có những ưu điểm và hạn chế như thế nào. Qua đó sẽ biết cách thiết kế, bày trí nội thất văn phòng, tủ sắt nhiều ngăn… sao cho hợp lý, khoa học nhất. Đừng quên nếu có thắc mắc gì về lĩnh vực này, bạn có thể liên hệ với Sento. Chúng tôi sẽ giúp bạn đi tìm lời giải đáp nhanh chóng và chính xác nhất.

LIÊN HỆ VỚI SENTO

Địa chỉ: Kim Chung - Hoài Đức

Số điện thoại: 0963559655 - 0964439388

Facebook: facebook.com/tusatchinhhang

Website: noithatsento.com