Văn phòng phẩm là gì? Những vật dụng cần có trong VPP

Nhắc đến vật dụng tại văn phòng làm việc ai cũng nghĩ ngay đến máy tính, bàn làm việc, tủ tài liệu… Tất cả những thiết bị, máy móc này có được xem là văn phòng phẩm hay không? Văn phòng phẩm là gì? Làm sao trang bị đầy đủ vật dụng cho một văn phòng chuyên nghiệp hiện nay? Tất cả câu trả lời bạn đang tìm kiếm sẽ được hé mở ngay sau đây. Hãy cùng Sento theo dõi ngay bạn nhé.

Văn phòng phẩm là gì?

Tất cả vật dụng phục vụ cho mọi công việc tại văn phòng đều được xem là văn phòng phẩm. Có thể nói đây là câu trả lời đơn giản, đầy đủ nhất cho câu hỏi “Văn phòng phẩm là gì?” Do đó chúng ta có thể hiểu sổ tay, giấy note, bìa hồ sơ, tủ tài liệu, ghim kẹp… đều là văn phòng phẩm. 

Văn phòng phẩm gồm những gì?

Để bạn dễ hình dung văn phòng phẩm gì là, Sento sẽ giúp bạn liệt kê một số vật phẩm, dụng cụ như sau: 

Máy móc thiết bị

Một số loại máy móc thiết bị văn phòng phẩm sẽ bao gồm: 

• Máy in trắng đen, máy in màu… 
• Điện thoại cố định
• Modem mạng
• Máy Scan
• Máy Fax
• Máy Photocopy
• Máy ép plastic
• Máy tính văn phòng
• Máy trình chiếu
• Máy đếm tiền
• Máy chấm công…

Ngoài ra tùy vào đặc thù công việc và khả năng đầu tư, mỗi công ty sẽ trang bị thêm nhiều thiết bị để phục vụ công vụ. Chẳng hạn như với máy in, với những đơn vị chuyên in ấn, hoặc đòi hỏi in kỹ thuật cao thì máy in màu kỹ thuật số sẽ được chú trọng. Bên cạnh đó còn có thể có máy đóng sách, máy hủy giấy… 

Nội thất văn phòng

Nội thất văn phòng cũng là mục được kể đến trong các loại văn phòng phẩm. Một số nội thất cơ bản phải có tại hầu hết mọi văn phòng làm việc là:

• Bàn làm việc: Bàn làm việc cho nhân viên, bàn làm việc cho lãnh đạo, bàn phòng họp, bàn lễ tân…
• Ghế: Bao gồm ghế làm việc cho nhân viên, ghế cho lãnh đạo, ghế đón tiếp khách, ghế chờ cho khách hàng…
• Tủ hồ sơ, tủ tài liệu cho văn phòng, tủ bảo quản tư trang cho nhân viên… 

Hiện nay với những công ty thiết kế thêm các khu vực phục vụ tiện ích cho nhân viên thì nội thất sẽ nhiều hơn. Ví dụ như bàn ghế cho khu vực căn-tin, nhà ăn, ghế hay sofa cho nhân viên nghỉ trưa, thư giãn… 

Đồ dùng văn phòng phẩm

Đồ dùng văn phòng phẩm chỉ những vật dụng phục vụ cho các công việc cơ bản của nhân viên. Trong đó những vật dụng thiết yếu như: 

• Bút viết (Bút bi màu xanh, bút lông bảng trắng, bút chì…)
• Sổ tay (Sổ tay cỡ A5, sổ ghi chú công việc, sổ thu chi…)
• Giấy in các kích cỡ (phổ biến nhất là giấy in cỡ A4)
• Folder hồ sơ
• Bìa trình ký
• Giấy note và giấy ghi chú các loại
• Cặp trình kính đựng tài liệu
• Thước kẻ
• Băng keo… 

Thông thường những đồ dùng này sẽ được phân chia cho từng phòng ban, đảm bảo nhân viên đều có đủ để sử dụng hằng ngày. 

Dụng cụ văn phòng phẩm

Dụng cụ được sử dụng tại văn phòng, thường được gọi là dụng cụ văn phòng phẩm. Những vật dụng này sẽ được kể đến như: 

• Con dấu và mực con dấu
• Ghim dập
• Dao rọc giấy
• Kéo cắt
• Ghim cài
• Súng bắn keo
• Kẹp bướm
• Ghim bấm…

Như vậy có thể thấy đáp án cho câu hỏi “Văn phòng phẩm là gì?” rất đa dạng. Tất cả những vật dụng, thiết bị hay cả nội thất như tủ tài liệu, đều phục vụ công việc và nhân viên khi làm việc. 

Phân loại văn phòng phẩm

Với sự đa dạng của văn phòng phẩm tại văn phòng, việc phân loại để quản lý, lưu trữ cũng không hề dễ dàng. Nếu bạn đang tìm cách phân loại văn phòng phẩm khoa học, hãy để Sento gợi ý bạn như sau nhé: 

Phân loại theo công dụng

Nếu phân loại theo công dụng, văn phòng phẩm có thể chia thành các nhóm như sau: 

• Các loại bút, viết, thước kẻ
• Các loại giấy, giấy in, bìa thư
• Dụng cụ cơ bản: kẹp giấy, ghim bấm, cặp đục lỗ… 
• Thiết bị máy móc: máy in, máy fax…

Phân loại theo vật liệu

Bạn cũng có thể phân loại văn phòng phẩm theo chất liệu như: 

• Đồ dùng giấy: giấy in, giấy note…
• Các loại sổ sách bằng giấy: sổ tay, sổ thu chi, sổ quản lý…
• Vật dụng kim loại: ghim bấm, kẹp giấy, đinh ghim…
• Vật dụng làm từ nhựa: bìa trình ký, thước kẻ, keo và súng bắn keo…
• Vật dụng làm từ gỗ: kệ hồ sơ, tủ tài liệu, bàn ghế…
• Chất lỏng: mực máy in, mực con dấu…
• Thiết bị điện tử: máy chấm công, máy tính, máy in…

Xem thêm : Tủ locker 6 ngăn đựng vậy liệu văn phòng phẩm

Văn phòng phẩm thông dụng bằng tiếng anh

Với đặc thù công việc của một số ngành nghề, lĩnh vực, nhiều người sẽ thắc mắc trong tiếng Anh tên gọi văn phòng phẩm là gì. Sau đây Sento sẽ giúp bạn điểm qua những từ vựng quan trọng, chỉ các loại văn phòng phẩm thông dụng: 

• Hole punch/punch: Đồ bấm lỗ
• Stapler and staples: Đồ bấm và ghim bấm
• Staple remover: Đồ gỡ ghim
• Binder clips: Kẹp bướm
• Tape dispenser: Dụng cụ đựng và cắt băng keo
• Push pins: Đồ ghim giấy
• Plastic clip: Kẹp giấy làm bằng nhựa
• Tape: Chỉ tất cả các loại băng keo nói chung
• Scotch tape/cellophane tape: Băng keo trong
• Carbon paper: Giấy than
• Self-stick note: Giấy ghi chú
• Ball-pen: Bút bi
• Pencil: Bút chì
• Lever arch file: Bìa còng bật
• Ring file/binder: Bìa còng nhẫn
• Expandable file: Cặp có nhiều ngăn
• File folder: Bìa hồ sơ
• Double sign board: Bìa trình ký đôi
• Photocopier: Máy photocopy
• Printer: Máy in
• Typewriter: Máy đánh chữ
• File cabinet: Tủ đựng hồ sơ
• Shredder: máy hủy giấy

Kinh nghiệm mua đồ dùng thiết bị văn phòng phẩm

Sau khi giải mã được thắc mắc văn phòng phẩm là gì, chắc hẳn điều nhiều người quan tâm tiếp theo chính là làm sao chọn mua những vật dụng này chất lượng. Sau đây là một vài kinh nghiệm để chọn mua văn phòng phẩm cho văn phòng bạn không nên bỏ qua:

Liệt kê danh sách văn phòng phẩm trước khi mua để tránh bị rối khi đặt hàng. Bạn có thể phân loại và số lượng theo từng phòng ban, bộ phận trong công ty. Ví dụ như mỗi 1 phòng ban được trang bị: 1 tủ tài liệu, 1 điện thoại bàn, 1 gram giấy in khổ A4…

Các vật dụng văn phòng phẩm như giấy, bút, ghim bấm, kẹp giấy, bìa hồ sơ, kéo… hầu hết đều có bán tại các cơ sở chuyên cung cấp văn phòng phẩm. Bạn nên mua tất cả ở 1 địa chỉ để được nhận các chương trình hỗ trợ về giá, vận chuyển. Không chỉ có vậy, trong lần mua tiếp theo bạn cũng sẽ đặt hàng nhanh chóng hơn. 

Đối với các nội thất văn phòng như tủ tài liệu, bàn làm việc, bạn nên tìm đến các nhà cung cấp chuyên nghiệp. Vì tại các đơn vị này, bạn sẽ nhận được mức giá hấp dẫn với sản phẩm chất lượng tốt hơn. 

Bạn nên tham khảo giá bán giữa nhiều đơn vị để tìm được sản phẩm chất lượng với chi phí tốt nhất. Tuy nhiên bài học khi mua hàng trước giờ vẫn luôn là “tiền nào của nấy”. 

Lưu lại thông tin của đơn vị mua hàng để dễ dàng liên hệ cho những lần mua tiếp theo. 

Bạn vừa cùng Sento tìm hiểu đáp án cho thắc mắc “văn phòng phẩm là gì?” Hy vọng câu trả lời trên sẽ giúp bạn hiểu rõ những vật dụng, thiết bị nào cần trang bị cho văn phòng. Khi cần chọn lựa, bạn đừng quên áp dụng những kinh nghiệm trên để chọn được sản phẩm chất lượng, phù hợp nhất. Nếu cần tư vấn chọn mua tủ tài liệu cho văn phòng, bạn có thể liên hệ trực tiếp với Nội thất Sento để được hỗ trợ nhanh chóng.

LIÊN HỆ VỚI SENTO
Địa chỉ: Kim Chung - Hoài Đức
Số điện thoại: 0963559655 - 0964439388
Facebook: facebook.com/tusatchinhhang
Website: noithatsento.com

Xem thêm: Tủ locker chất lượng phù hợp với không gian văn phòng phẩm.